Приказ министерства по делам территориальных образований и информационной политики Волгоградской обл. от 26.09.2014 N 193 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в министерстве по делам территориальных образований и информационной политики Волгоградской области"
МИНИСТЕРСТВО ПО ДЕЛАМ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ И
ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОЛИТИКИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 26 сентября 2014 г. № 193
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ
ПО ДЕЛАМ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ И ИНФОРМАЦИОННОЙ
ПОЛИТИКИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности министерства по делам территориальных образований и информационной политики Волгоградской области документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в министерстве по делам территориальных образований и информационной политики Волгоградской области.
2. Руководителям структурных подразделений министерства по делам территориальных образований и информационной политики Волгоградской области ознакомить сотрудников структурных подразделений с настоящим приказом.
3. Признать утратившим силу приказ Комитета по печати и информации Администрации Волгоградской области от 29 марта 2011 г. № 49 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Комитете по печати и информации Администрации Волгоградской области".
4. Настоящий приказ вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальному опубликованию.
Министр
А.И.БЛОШКИН
Утверждена
приказом
министерства по делам
территориальных образований
и информационной политики
Волгоградской области
от 26 сентября 2014 г. № 193
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ПО ДЕЛАМ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ
ОБРАЗОВАНИЙ И ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОЛИТИКИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в министерстве по делам территориальных образований и информационной политики Волгоградской области (далее именуется - Инструкция) разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности министерства по делам территориальных образований и информационной политики Волгоградской области (далее именуется - Министерство) и поступающих в Министерство документов, а также совершенствования делопроизводства Министерства и повышения его эффективности.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с постановлением Правительства Волгоградской области от 23 апреля 2013 г. № 189-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области", постановлением Губернатора Волгоградской области от 20 марта 2014 г. № 234 "Об утверждении Положения о министерстве по делам территориальных образований и информационной политики Волгоградской области", постановлением Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 г. № 78-п "Об утверждении Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области" и иными правовыми актами, регулирующими деятельность в сфере делопроизводства и документооборота.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Делопроизводство Министерства независимо от типа носителя документированной информации ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота - подсистемы комплексной информационной системы "Электронное Правительство Волгоградской области" (далее именуется - АСЭД), предназначенной для осуществления межведомственного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области.
1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
В отношении бухгалтерской, научно-технической и иной специальной документации требования Инструкции распространяются в части, не противоречащей нормативным правовым документам, устанавливающим специальные требования к работе с указанной документацией.
1.5. Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), регулируются нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области.
1.6. Организацию, контроль, методическое руководство и совершенствование делопроизводства в Министерстве осуществляет уполномоченное лицо структурного подразделения Министерства - сотрудник сектора специальных проектов департамента общественных связей Министерства (далее именуется - ответственный за делопроизводство).
1.7. Задачи и функции государственных гражданских служащих (сотрудников), отвечающих за организацию работы и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, устанавливаются приказами Министерства.
Права и обязанности государственных гражданских служащих (сотрудников), осуществляющих работу с документами в структурных подразделениях Министерства, устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).
1.8. Сведения, содержащиеся в документах, могут быть использованы только в служебных целях в соответствии с полномочиями сотрудника, работающего с документами.
Работа со служебными документами вне помещений Министерства не допускается.
При утрате документов проводится служебная проверка.
1.9. Сотрудники Министерства несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
1.10. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения сотрудник обязан передать все находящиеся у него документы иному сотруднику, определенному в соответствии с указанием непосредственного руководителя увольняемого, уходящего в отпуск или переводящегося (перемещаемого) по службе, работе сотрудника.
1.11. Вновь принятые на службу (работу) сотрудники в течение трех рабочих дней со дня издания приказа о назначении на должность должны быть ознакомлены ответственным за делопроизводство с Инструкцией под роспись.
2. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений
в Инструкцию по делопроизводству
2.1. Инструкция и изменения к ней разрабатываются отделом правового и кадрового обеспечения Министерства в соответствии с действующими правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и Министерства, регулирующими деятельность по созданию и организации работы с созданными официальными документами в органах исполнительной власти.
2.2. Проект Инструкции или проект ее изменений в установленном порядке направляется на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии Министерства (далее именуется - ЭК) и на согласование экспертно-проверочной и методической комиссии министерства культуры Волгоградской области (далее именуется - ЭПМК).
2.3. Решение о согласовании Инструкции оформляется проставлением штампа о согласовании в нижней части лицевой стороны последнего листа текста Инструкции.
2.4. После согласования ЭПМК Инструкция утверждается приказом Министерства и доводится до сведения сотрудников Министерства.
3. Основные понятия
В Инструкции используются следующие основные понятия:
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Министерства;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Министерстве;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Министерства;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
запрос информации - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в орган исполнительной власти Волгоградской области, другие государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам о предоставлении необходимой пользователю информации;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Министерстве, с указанием сроков их хранения;
обращение гражданина - направленное в Министерство или его должностному лицу письменное (в том числе в электронной форме) предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в Министерство;
объем документооборота - количество документов, поступивших в Министерство и созданных им за определенный период времени;
опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
руководство - министр по делам территориальных образований и информационной политики Волгоградской области (далее именуется - Министр), заместитель министра, руководители структурных подразделений Министерства - уполномоченные рассматривать документы и давать указания по их исполнению;
ответственный за делопроизводство - лицо, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Министерства;
переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией;
письмо - документ информационно-справочного характера, направленный (полученный) Министерством в установленном порядке;
телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами телеграфной сети общего пользования;
телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и полученный средствами телефонной связи;
факсограмма (факс) - копия документа, получаемая на бумажном носителе (письменного, графического, изобразительного) и переданная по каналам факсимильной связи;
система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему) их обработку, управление документами и доступ к ним;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Волгоградской области;
электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;
штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и других отметок.
Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
4. Создание документов
4.1. Состав документов министерства
4.1.1. В деятельности Министерства создаются:
а) проекты законов Волгоградской области, правовых актов Губернатора и Правительства Волгоградской области;
б) нормативные и не нормативные правовые акты Министерства, в том числе приказы Министерства по основной (профильной) деятельности, личному составу;
в) протоколы заседаний, совещаний (совещательных, координационных, рабочих групп и т.д.);
г) планы, отчеты;
д) записки (аналитические, служебные, пояснительные, и т.д.);
е) письма;
ж) телеграммы, факсограммы, телефонограммы;
з) доверенности;
и) договоры, контракты, соглашения.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Министерства создаются и другие виды документов (прогнозы, программы, акты и др.).
4.1.2. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах совещаний Министерства и иных совещательных органов и рабочих групп.
4.1.3. Взаимные обязательства Министерства с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, контрактов, соглашений и других документов.
4.1.4. В установленных законодательством случаях в Министерстве могут издаваться документы совместно с другими органами исполнительной власти Волгоградской области.
Такие акты оформляются как единый документ (приказ, соглашение, протокол и др.).
4.2. Оформление реквизитов документов
4.2.1. Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документа (например, Word for Windows версии 6.0 и выше).
Для документов, создаваемых в Министерстве, кроме перечисленных в пункте 4.2.2, устанавливаются размеры полей:
3,00 см - левое поле;
1,00 см - правое поле;
2,00 см - верхнее;
2,00 см - нижнее.
Гарнитура используемого шрифта - Times New Roman (Cyr), диапазон размеров шрифта - от 12 до 14; диапазон используемых междустрочных интервалов - от одинарного до двойного.
При подготовке текстов в таблицах для обеспечения лучшей читаемости данных допускается применение шрифтов меньших размеров гарнитуры Arial.
При оформлении отдельных реквизитов документов могут быть использованы иные размеры шрифтов и междустрочных интервалов.
Начало абзаца в тексте печатается с отступом от левой границы - 1,25 см.
4.2.2. Проекты законодательных актов Волгоградской области, правовых актов Губернатора Волгоградской области и (или) Правительства Волгоградской области подготавливаются в соответствии с требованиями к оформлению, установленными нормативными правовыми актами Волгоградской области, Волгоградской областной Думы и (или) аппаратом Губернатора и Правительства Волгоградской области.
4.2.3. Документы, создаваемые в Министерстве, имеют состав реквизитов, определенный правовыми актами Волгоградской области, регулирующими правила делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области.
Дополнительно, при подготовке документов и в процессе работы с ними могут использоваться дополнительные реквизиты, например, отметки: "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату", "Контроль" и др.
Указанные дополнительные реквизиты размещаются на верхнем поле документа справа.
4.2.4. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Изображение Герба Волгоградской области помещается на бланках документов Министерства в соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. № 436-ОД "О гербе и флаге Волгоградской области".
На бланках Министерства Герб Волгоградской области изображается в одноцветном варианте, в многоцветном варианте Герб Волгоградской области изображается на бланке Министра (для резолюций и поручений). Изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа и центрируется. Реквизит помещается на бланк документа Министерства из файла электронной копии эталонного изображения Герба Волгоградской области.
Размеры изображения Герба для печати на бланках Министерства: высота - 17 мм, ширина - 12,75 мм.
4.2.5. Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области - Министерство по делам территориальных образований и информационной политики Волгоградской области.
Сокращенное наименование Министерства (Облминтеринформ) помещается в скобках под полным наименованием прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности.
4.2.6. Подпись должностного лица.
В состав реквизита "Подпись должностного лица" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия) В случае оформления реквизита "Подпись должностного лица" с использованием технических средств вид и размер шрифта указанного реквизита не может отличаться от вида и размера шрифта основного текста документа.
4.2.7. Справочные данные о Министерстве.
Справочные данные о Министерстве указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес официального сайта, код министерства по ОКПО (проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), код формы документа по ОКУД (проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации), ОГРН (основной государственный регистрационный номер органа исполнительной власти Волгоградской области - проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами), ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет - проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами).
Реквизит "справочные данные о Министерстве" печатается шрифтом Times New Roman 9 обычной насыщенности от левой границы текстового поля и центрируется.
4.2.8. Наименование вида документа.
Реквизит используется для указания вида документа.
Наименование вида документа не указывается в письмах.
Наименование вида документа печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности от левой границы текстового поля.
4.2.9. Место составления (издания) документа.
Место составления или издания документа - (Волгоград) указывается в бланках Министерства, за исключением бланков писем и бланков министра (для резолюций и поручений).
Место составления или издания документа печатается шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности от левой границы текстового поля и центрируется.
4.2.10. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (приказ, письмо, записка, акт и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более организациями, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 08.01.2013. Буква "г" после цифр не ставится.
При словесно-цифровом способе оформления даты день месяца указывается парой арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 08 января 2013 г.
Отметка для проставления даты печатается от левого края текстового поля путем проставления 24 подчерков, шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности.
4.2.11. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Министерстве, и состоит из очередного порядкового номера, косой черты, индекса дела по номенклатуре на соответствующий делопроизводственный год или без указания индекса дела по номенклатуре для документов, регистрируемых по отдельным журналам учета.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению их наименований организаций в заголовочной части документа.
Регистрационный номер документа печатается шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности, в одной строке с реквизитом 11 с позиции табуляции от левого края текстового поля путем проставления знака N, пробела, 11 подчерков шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности...
4.2.12. Адресат.
В реквизите "Адресат" используются официальные наименования органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
Строки реквизита "Адресат" печатаются прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности от правого края текстового поля и выравниваются по левому краю текстового поля реквизита или центрируются относительно самой длинной строки реквизита.
При адресовании документа без указания должностного лица наименования адресатов пишутся в именительном падеже, например:
Правительство
Волгоградской области
При адресовании документа руководителю организации наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Председателю Комитета
информационных
технологий и коммуникаций
Волгоградской области
И.О. Фамилия
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи").
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы, органы государственной и исполнительной власти Волгоградской области, постоянным корреспондентам.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Калинину И.П.
Садовая ул., д. 5, кв. 12,
Михайловский район,
Волгоградская область, 403340
Реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех адресатов.
Слова "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При числе адресатов более 4 составляется список рассылки документа.
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области, то они указываются обобщенно, например:
"Администрация
муниципальных районов
Волгоградской области"
4.2.13. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.
Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта печатается шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности, под реквизитами 11 и (или) 12 от левого края текстового поля путем проставления слова "На", пробела, знака "N", пробела, 11 подчерков, пробела, слова "от", пробела и 19 подчерков.
4.2.14. Наименование (заголовок) либо аннотация документа.
Наименование (заголовок) либо аннотация документа составляется ко всем документам.
Наименование (заголовок) либо аннотация документа должна кратко и точно передавать содержание документа.
Наименование (заголовок) либо аннотация документа согласовывается с наименованием вида документа.
Например:
Приказ (о чем?)
Письмо (о чем?)
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.
Наименование (заголовок) либо аннотация документа составляется автором проекта документа.
Наименование (заголовок) либо аннотация документа оформляется под реквизитами бланка. В нормативных правовых актах (их проектах) наименование (заголовок) либо аннотация документа центрируется относительно границ текстового поля.
Вид и размер шрифта реквизита "Наименование (заголовок) либо аннотация документа" должен соответствовать виду и размеру шрифта текста документа.
4.2.15.