Приказ министерства строительства Волгоградской обл. от 01.07.2014 N 412-ОД "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в министерстве строительства Волгоградской области"
МИНИСТЕРСТВО СТРОИТЕЛЬСТВА
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 1 июля 2014 г. № 412-ОД
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В МИНИСТЕРСТВЕ СТРОИТЕЛЬСТВА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Список изменяющих документов
(в ред. приказа министерства строительства
Волгоградской обл. от 22.07.2014 № 645-ОД)
В соответствии с постановлением Губернатора Волгоградской области от 12 ноября 2013 г. № 1148 "Об утверждении Положения о министерстве строительства Волгоградской области", постановлением Губернатора Волгоградской области от 12 марта 2013 г. № 215-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области" приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в министерстве строительства Волгоградской области, согласованную с экспертно-проверочной и методической комиссией министерства культуры Волгоградской области.
2. Руководителям структурных подразделений организовать изучение Инструкции по делопроизводству подчиненными работниками и обеспечить выполнение предусмотренных в ней требований.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя министра Кузнецову С.Ю.
4. Настоящий приказ вступает в силу со дня подписания и подлежит официальному опубликованию.
Министр
В.Н.ГРЕЧИНА
Утверждена
приказом
министерства строительства
Волгоградской области
от 01 июля 2014 г. № 412-ОД
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА СТРОИТЕЛЬСТВА
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Список изменяющих документов
(в ред. приказа министерства строительства
Волгоградской обл. от 22.07.2014 № 645-ОД)
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству министерства строительства Волгоградской области (далее именуется - Инструкция) - совокупность правовых норм, регулирующих деятельность по созданию и организации работы с созданными официальными документами в министерстве строительства Волгоградской области.
Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности министерства строительства Волгоградской области (далее именуется - Министерство) и поступающих в Министерство документов, а также совершенствования и повышения эффективности делопроизводства Министерства.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с постановлением Правительства Волгоградской области от 12 ноября 2013 г. № 1148-п "Об утверждении Положения о министерстве строительства Волгоградской области", постановлением Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 г. № 78-п "Об утверждении Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области", постановлением Правительства Волгоградской области от 23 апреля 2013 г. № 189-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области" и иными правовыми актами в сфере делопроизводства и документооборота.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), регулируются нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области.
1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
В отношении бухгалтерской, научно-технической и иной специальной документации требования Инструкции распространяются в части, не противоречащей нормативным правовым документам, устанавливающим специальные требования к работе с указанной документацией.
1.5. Делопроизводство Министерства, независимо от типа носителя документированной информации, ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее именуется - АСЭД), предназначенной в том числе для осуществления межведомственного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области.
1.6. Организацию, контроль, методическое руководство и совершенствование делопроизводства в Министерстве осуществляет уполномоченное структурное подразделение Министерства (далее именуется - служба делопроизводства).
1.7. Задачи и функции государственных гражданских служащих (работников), отвечающих за организацию работы и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, устанавливаются приказами Министерства.
Права и обязанности государственных гражданских служащих (работников), осуществляющих работу с документами в структурных подразделениях Министерства, устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).
1.8. Сведения, содержащиеся в документах, могут быть использованы только в служебных целях в соответствии с полномочиями сотрудника, работающего с документами.
Работа со служебными документами вне помещений Министерства не допускается.
При утрате документов проводится служебная проверка.
1.9. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения сотрудник обязан передать все находящиеся у него документы иному сотруднику, определенному в соответствии с указанием непосредственного руководителя увольняемого, уходящего в отпуск или переводящегося (перемещаемого) по службе, работе сотрудника.
1.10. Инструкция обязательна для соблюдения всеми сотрудниками Министерства.
Сотрудники Министерства несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
Вновь принятые на службу (работу) сотрудники в течение трех рабочих дней со дня издания приказа о назначении на должность должны быть ознакомлены службой делопроизводства с Инструкцией под роспись.
2. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений
в Инструкцию по делопроизводству
2.1. Инструкция и изменения к ней разрабатываются службой делопроизводства в соответствии с действующими правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и Министерства, регулирующими деятельность по созданию и организации работы с созданными официальными документами в органах исполнительной власти.
2.2. Проект Инструкции или проект ее изменений в установленном порядке направляется на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии Министерства (далее именуется - ЭК) и на согласование экспертно-проверочной и методической комиссии Министерства (далее именуется - ЭПМК).
2.3. Решение о согласовании Инструкции оформляется проставлением штампа о согласовании в нижней части лицевой стороны последнего листа текста Инструкции.
2.4. После согласования ЭПМК Инструкция утверждается приказом Министерства и доводится до сведения сотрудников Министерства.
3. Основные понятия
В Инструкции используются следующие основные понятия:
автор документа (проекта документа) - физическое или юридическое лицо, создавшее документ (проект документа);
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Министерства;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Министерстве;
документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в установленной форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
запрос информации - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, а также в виде электронного документа в Министерство и другие органы исполнительной власти Волгоградской области, иные государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставлении необходимой пользователю информации;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Министерстве, с указанием сроков их хранения;
обращение гражданина - направленное в Министерство или его должностному лицу письменное (в том числе в электронной форме) предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в Министерство;
объем документооборота - количество документов, поступивших в Министерство и созданных им за определенный период времени;
опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами делопроизводства;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
руководство - министр строительства Волгоградской области (далее именуется - министр), заместитель министра, руководители структурных подразделений Министерства - уполномоченные рассматривать документы и давать указания по их исполнению;
служба делопроизводства - структурное подразделение Министерства, в установленном порядке уполномоченное осуществлять организацию, контроль, методическое руководство и совершенствование делопроизводства в Министерстве;
переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией;
письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) Министерством в установленном порядке;
система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами телеграфной сети общего пользования;
телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый средствами телефонной связи;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
факсограмма (факс) - копия документа, получаемая на бумажном носителе (письменного, графического, изобразительного) и переданная по каналам факсимильной связи;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
юридическая сила документа - свойство документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
4. Создание документов
4.1. Состав документов министерства
4.1.1. В деятельности Министерства создаются:
а) проекты законов Волгоградской области, правовых актов Губернатора и Правительства Волгоградской области;
б) нормативные и ненормативные правовые акты Министерства, в том числе приказы Министерства по основной (профильной) деятельности, личному составу;
в) протоколы заседаний, совещаний (совещательных, координационных, экспертных органов, рабочих групп и т.д.);
г) планы, отчеты, заключения;
д) записки (аналитические, служебные, пояснительные, и т.д.);
е) письма;
ж) телеграммы, факсограммы, телефонограммы;
з) доверенности;
и) договоры, контракты, соглашения.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Министерства создаются и другие виды документов (прогнозы, программы, акты и др.).
4.1.2. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются:
а) в протоколах коллегии Министерства;
б) в протоколах совещаний министра;
в) в протоколах заседаний и совещаний ЭК, ЭПМК и иных совещательных органов и рабочих групп.
4.1.3. Взаимные обязательства Министерства с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, контрактов, соглашений, протоколов намерений (согласований) и других документов.
4.1.4. В установленных законодательством случаях в Министерстве могут издаваться документы совместно с другими органами исполнительной власти Волгоградской области.
Такие акты оформляются как единый документ (приказ, соглашение, протокол и др.).
4.2. Реквизиты документов
4.2.1. Для документов, создаваемых в Министерстве, кроме перечисленных в пункте 4.2.2, устанавливаются размеры полей:
2,75 см - левое;
2,25 см - правое;
2,00 см - верхнее;
2,00 см - нижнее.
4.2.2. Проекты законодательных актов Волгоградской области, правовых актов Губернатора Волгоградской области и (или) Правительства Волгоградской области подготавливаются в соответствии с требованиями к оформлению, установленными нормативными правовыми актами Волгоградской области, Волгоградской областной Думы и (или) аппаратом Губернатора и Правительства Волгоградской области.
4.2.3. Документы, создаваемые в Министерстве, имеют состав реквизитов, определенный правовыми актами Волгоградской области, регулирующими правила делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области.
Дополнительно, при подготовке документов и в процессе работы с ними могут использоваться дополнительные реквизиты, например, отметки: "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату", "Контроль" и др.
Указанные дополнительные реквизиты размещаются на верхнем поле документа справа.
4.2.4. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Правила оформления реквизитов документов приведены в приложении 1.
4.3. Бланки документов
4.3.1. Документы, создаваемые в Министерстве, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм) и (или) в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов.
4.3.2. Образцы разработанных и применяемых в Министерстве бланков подлежат включению в инструкцию по делопроизводству Министерства в качестве приложений.
4.3.3. В Министерстве применяются следующие бланки с воспроизведением герба Волгоградской области, имеющие установленный состав реквизитов:
а) бланк приказа Министерства;
б) бланк письма Министерства с угловым расположением реквизитов;
в) бланк министра (для резолюций и поручений);
г) бланк заместителя министра и (или) руководителя структурного подразделения (для резолюций и поручений).
4.3.4. Бланки Министерства с воспроизведением герба Волгоградской области разрабатываются в соответствии с требованиями Закона Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. № 436-ОД "О гербе и флаге Волгоградской области" и изготавливаются типографским способом.
4.3.5. На бланках приказа и письма Министерства с угловым расположением реквизитов, справа в нижней части бланка на его оборотной стороне проставляются порядковые номера для организации их учета.
На бланках министра (для резолюций и поручений), а также на бланках заместителя министра и (или) руководителя структурного подразделения (для резолюций и поручений) порядковые номера не проставляются.
Бланки без изображения герба Волгоградской области могут быть изготовлены средствами оргтехники.
4.3.6. Для бланков Министерства с воспроизведением герба Волгоградской области устанавливается, что:
размеры полей бланков формата А4, А5: левое - 30 мм, правое - 10 мм, верхнее - 3 мм;
размеры полей бланка А6: верхнее - 3 мм, слева, справа - 10 мм, снизу - 15 мм.
4.3.7. Бланк приказа Министерства содержит реквизиты:
а) герб Волгоградской области;
б) наименование Министерства;
в) наименование вида документа;
г) дата документа;
д) регистрационный номер документа;
е) место составления (издания) документа.
Образец бланка приказа Министерства приведен в приложении 2.
4.3.8. Бланк письма Министерства с угловым расположением реквизитов содержит реквизиты:
а) герб Волгоградской области;
б) наименование Министерства;
в) справочные данные о Министерстве;
г) дата документа;
д) регистрационный номер документа;
е) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.
Образец бланка письма Министерства с угловым расположением реквизитов приведен в приложении 3.
4.3.9. Бланк министра (для резолюций и поручений) выполняется на листе формата А6 и содержит реквизиты:
а) герб Волгоградской области;
б) наименование Министерства;
в) дата документа;
г) регистрационный номера документа;
д) подпись должностного лица.
Образец бланка министра (для резолюций и поручений) приведен в приложении 4.
Правила оформления и состав реквизитов бланка заместителя министра и (или) руководителя структурного подразделения (для резолюций и поручений) аналогичны правилам оформления и составу реквизитов бланка министра (для резолюций и поручений).
4.3.10. Организация работы по изготовлению типографским способом бланков Министерства с изображением герба Волгоградской области (далее именуются - гербовые бланки) возлагается на службу делопроизводства.
4.3.11. При получении из типографии бланки приказа Министерства и бланки письма Министерства с угловым расположением реквизитов подлежат учету по видам в журнале учета поступления гербовых бланков. Форма журнала приведена в приложении 5.
4.3.12. Учет, хранение, выдачу гербовых бланков осуществляет сотрудник службы делопроизводства.
4.3.13. До выдачи сотрудникам гербовые бланки хранятся в металлическом шкафу в службе делопроизводства.
4.3.14. Гербовые бланки выдаются по видам под роспись согласно журналу учета выдачи гербовых бланков. Форма журнала приведена в приложении 6.
4.3.15. Сотрудником службы делопроизводства вместе с гербовыми бланками выдается бланк отчета об их использовании, который впоследствии при израсходовании всех полученных экземпляров гербовых бланков подлежит заполнению и возврату вместе с испорченными бланками (при их наличии) в службу делопроизводства.
Последующая выдача гербовых бланков осуществляется только после предоставления отчета об использовании ранее выданных.
В случае утраты гербового бланка об этом делается запись в отчете об использовании гербовых бланков.
Форма отчета об использовании гербовых бланков приведена в приложении 7.
4.3.16. Передача гербовых бланков сотрудниками Министерства третьим лицам не допускается.
4.3.17. Сотрудники Министерства несут персональную ответственность за порчу и (или) утрату гербовых бланков.
4.3.18. Уничтожение испорченных гербовых бланков производится после списания израсходованных гербовых бланков как материальных ценностей путем резания бланков техническими средствами уничтожения бумаги.
По факту уничтожения комиссией Министерства составляется акт, утверждаемый министром. Форма акта приведена в приложении 8.
Состав и порядок деятельности указанной в настоящем пункте комиссии устанавливается приказом Министерства.
4.4. Проекты законов Волгоградской области
4.4.1. Министерство разрабатывает проекты законов Волгоградской области (далее - законопроекты) по относящимся к своей компетенции вопросам во исполнение актов законодательства Российской Федерации, Волгоградской области, планов законопроектной деятельности Правительства Волгоградской области, соответствующих поручений Губернатора Волгоградской области, а также в инициативном порядке.
4.4.2. Процедура подготовки и внесения проекта закона в Волгоградскую областную Думу определена Уставом (Основным законом) Волгоградской области от 24 февраля 2012 г. № 1-ОД, Законом Волгоградской области от 1 октября 2002 г. № 736-ОД "О законах и иных областных нормативных правовых актах" и постановлением Волгоградской областной Думы от 24 февраля 2005 г. № 5/77 "О Регламенте Волгоградской областной Думы".
4.4.3. Проекты законов Волгоградской области готовят специалисты Министерства на основании поручений министра, своего непосредственного руководителя либо в инициативном порядке, в соответствии с профилем деятельности структурного подразделения и своими должностными обязанностями.
4.4.4. Финансово-экономическое обоснование к законопроекту в обязательном порядке визируется руководителем структурного подразделения Министерства, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учета и отчетности.
Образец оформления законопроекта приведен в приложении 9.
4.5. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора
Волгоградской области, постановлений Правительства
Волгоградской области
4.5.1. В пределах своей компетенции Министерство разрабатывает проекты:
постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области;
постановлений Правительства Волгоградской области.
4.5.2. Подготовка проектов постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, постановлений Правительства Волгоградской области и их согласование осуществляются в порядке, установленном нормативными правовыми актами Волгоградской области и регламентом аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области.
4.5.3. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, постановлений Правительства Волгоградской области готовят специалисты Министерства на основании поручений министра, своего непосредственного руководителя либо в инициативном порядке, в соответствии с профилем деятельности структурного подразделения и своими должностными обязанностями.
4.5.4. Финансово-экономическое обоснование к проекту постановления или распоряжения Губернатора Волгоградской области, постановления Правительства Волгоградской области в обязательном порядке визируется руководителем структурного подразделения Министерства, уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учета и отчетности.
Образец оформления проекта постановления Правительства Волгоградской области приведен в приложении 10.
4.6. Нормативные правовые акты Министерства
4.6.1. Нормативный правовой акт Министерства - изданный в установленном порядке акт Министерства, устанавливающий правовые нормы, то есть правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение и обязательные для неопределенного круга лиц (далее именуется - НПА).
4.6.2. Подготовка НПА осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией с учетом требований нормативных правовых актов Волгоградской области.
4.6.3. НПА издаются в установленной сфере деятельности в пределах компетенции Министерства, на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Волгоградской области, постановлений Правительства Волгоградской области, постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, а также по собственной инициативе.
4.6.4. Министерство может издавать НПА совместно с одним или более органами исполнительной власти Волгоградской области. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности, осуществляющими полномочия руководителей) двух или более органов исполнительной власти Волгоградской области.
4.6.5. НПА издаются в форме инструкций, положений, правил, а также в иных формах, не противоречащих законодательству, и утверждаются приказами Министерства.
4.6.6. НПА разрабатываются, согласовываются и доводятся до сведения в порядке, установленном настоящей Инструкцией для разработки, согласования и доведения до сведения приказов Министерства, с учетом особенностей, установленных нормативными правовыми актами Волгоградской области.
4.6.7. Обязательными этапами согласования НПА являются юридическая и антикоррупционная экспертизы, в том числе определение нормативности правового акта и необходимости его опубликования (размещения в сети Интернет), проведение независимой антикоррупционной экспертизы, а также направление проекта НПА для оценки регулирующего воздействия, проводимые в установленном нормативными правовыми актами Волгоградской области и Министерства порядке.
4.6.8. НПА подлежат официальному опубликованию и рассылке в случаях и в порядке, установленных нормативными правовыми актами Волгоградской области и Министерства.
4.7. Приказы Министерства
4.7.1. В целях реализации полномочий Министерства и организации его деятельности путем установления обязательных правовых предписаний в Министерстве издаются приказы.
Приказы Министерства формируются в следующие номенклатурные дела:
а) приказы по основной (профильной) деятельности;
б) приказы по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение);
в) приказы по личному составу (аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов), изменение фамилии);
г) приказы по личному составу (поощрения, награждения, оплата труда, премирование, различные выплаты);
д) приказы по личному составу (все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания, длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда);
е) приказы по личному составу (о дисциплинарных взысканиях);
ж) приказы по личному составу (о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением);
з) приказы по личному составу (краткосрочные внутрироссийские и зарубежные командировки);
и) приказы по административно-хозяйственным вопросам.
4.7.2. Проекты приказов готовят специалисты Министерства на основании поручений министра, своего непосредственного руководителя либо в инициативном порядке, в соответствии с профилем деятельности структурного подразделения и своими должностными обязанностями.
4.7.3. Ответственность за обеспечение своевременной и качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами несут авторы проекта приказа.
4.7.4. Подготовка приказа включает в себя:
а) изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;
б) подготовку проекта приказа с использованием технических средств;
в) согласование проекта приказа;
г) подписание проекта приказа;
д) регистрацию приказа;
е) доведение приказа до исполнителей и (или) рассылку приказа подведомственным и иным организациям, должностным лицам в соответствии с требованиями законодательства, настоящей Инструкцией и содержанием приказа.
В установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и (или) Министерства случаях и порядке проект приказа до его подписания подлежит размещению в сети Интернет, в том числе для проведения независимой антикоррупционной экспертизы.
4.7.5. В случае подготовки проекта приказа в инициативном порядке автор проекта приказа прилагает служебную записку на имя своего непосредственного руководителя с кратким обоснованием необходимости принятия приказа.
Если издание приказа повлечет за собой изменение или признание утратившими силу ранее изданных правовых актов, автор проекта приказа прилагает копии правовых актов, подлежащих изменению или признанию утратившими силу.
В случае если после издания приказа возникнет необходимость рассылки его экземпляров или копий или ознакомления с приказом, автор проекта приказа готовит реестр рассылки, который прилагается к проекту приказа.
4.7.6. Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования проекта приказа и приложений к нему:
автором проекта приказа и его непосредственным руководителем;
заместителем министра в соответствии с распределением обязанностей;
непосредственными руководителями сотрудников, в случае если для последних в проекте приказа предусматриваются поручения;
руководством, курирующим деятельность подведомственных Министерству организаций, в случае если для руководителей последних в проекте приказа предусматриваются поручения;
руководителем структурного подразделения, уполномоченным по осуществлению правового обеспечения деятельности Министерства (далее именуется - юридическая служба).
В случае если проект приказа затрагивает вопросы, связанные с исполнением полномочий главного распорядителя бюджетных средств, выделением, расходованием средств, оформлением и ведением бухгалтерской отчетности, а также финансовой статистической отчетности или документации, финансовой дисциплины, принятия на учет и контроля за использованием материальных средств и запасов, то он в обязательном порядке визируется сотрудником структурного подразделения Министерства уполномоченного по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учета и отчетности.
Проект приказа по личному составу в обязательном порядке визируется сотрудником, уполномоченным по осуществлению кадровой работы в Министерстве (далее именуется - кадровик).
4.7.7. Сотрудник юридической службы, сотрудник структурного подразделения Министерства, уполномоченный по вопросам бюджетного планирования и (или) бухгалтерского учета и отчетности, осуществляет визирование проекта поступившего приказа в срок, не превышающий трех рабочих дней (не считая дня поступления проекта приказа).
Остальные сотрудники осуществляют визирование проекта поступившего приказа в срок, не превышающий один рабочий день (не считая дня поступления проекта приказа).
Сотрудник, завизировавший приказ, сообщает об этом автору проекта приказа или передает проект приказа сотруднику службы делопроизводства до конца рабочего дня, в котором завизирован приказ.
4.7.8. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются визирующим в виде служебной записки, которая изготавливается и передается автору проекта приказа в сроки, установленные п. 4.7.7 настоящей Инструкции.
Служебная записка, с учетом требований, установленных настоящим пунктом, может быть изготовлена в электронной форме и направлена автору проекта приказа по АСЭД.
4.7.9. Если в проект приказа были внесены изменения на любом из этапов его согласования, проект приказа подлежит повторному согласованию со всеми сотрудниками.
4.7.10. Согласованные проекты приказа со всеми приложениями, реестром рассылки (при необходимости) и служебной запиской (в случае внесения проекта приказа в инициативном порядке) передаются сотруднику службы делопроизводства для передачи на подписание министром.
Проекты приказов, имеющие неснятые (неурегулированные) разногласия (замечания), возникшие при согласовании, направляются на подпись только по прямому указанию министра, отданному автору проекта приказа.
Подписанные министром приказы, имеющие неснятые (неурегулированные) разногласия (замечания), возникшие при согласовании, формируются в дела с обязательным приложением экземпляров служебных записок, содержащих замечания, или их копий, с указанием регистрационного номера и даты служебной записки (в случае если служебная записка изготовлена в электронной форме и направлена автору проекта приказа по АСЭД).
4.7.11. Регистрационные номера присваиваются приказам по порядку номеров в пределах календарного года.
Дата регистрации приказа является датой его подписания.
4.7.12. Доведение приказов до сведения сотрудников Министерства осуществляется в срок, не превышающий один рабочий день со дня регистрации приказа, путем передачи копии приказа сотруднику с росписью последнего на оборотной стороне последнего листа оригинала приказа об ознакомлении и (или) получении копии приказа.
В случае временного отсутствия сотрудника приказ в установленном настоящим пунктом порядке доводится до сведения непосредственного руководителя временно отсутствующего сотрудника.
Доведение приказов по основной (профильной) деятельности или приказов по административно-хозяйственным вопросам до сведения сотрудников Министерства осуществляется специалистом службы делопроизводства.
Доведение приказов по личному составу до сведения сотрудников Министерства осуществляется сотрудником отдела правового и кадрового обеспечения.
4.7.13. Копии приказов, направляемые руководителям подведомственных Министерству организаций или иным организациям, органам, должностным лицам, заверяются печатью или с использованием специального штампа и направляются адресатам в соответствии с реестром рассылки.
4.7.14. Правила оформления приказов приведены в приложении 11, образец оформления приказа в приложении 2.
4.8. Правила, положения, инструкции
4.8.1. Правила - правовой акт, определяющий порядок какого-либо вида деятельности, устанавливающий или запрещающий определенное поведение.
4.8.2. Положение - правовой акт, детально регламентирующий правовой статус, порядок организации и процедуру какого-либо вида деятельности.
4.8.3. Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях разъяснения и определения порядка применения соответствующего НПА либо с целью указания норм о способах выполнения определенных операций (действий).
4.8.4. Правила, положение, инструкция утверждаются приказами Министерства и могут являться НПА.
4.8.5. Порядок подготовки проектов правил, положения, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов приказов Министерства.
4.8.6. Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на чистом листе бумаги формата А4.
4.8.7. Отличительными характеристиками текстов правил, положения, инструкции являются:
точность применяемых формулировок, без использования слов и понятий, имеющих множественный смысл;
использование коротких предложений, общепринятых выражений и связок, при необходимости - предварительное определение используемых понятий, сокращений, аббревиатур;
описание всех возможных вариантов событий и соответствующих им вариантов действий, т.е. полнота представления информации;
структурированность текста с целью достижения наилучшей последовательности изложения материала;
минимизация текста с помощью применения обобщений (обзоров предполагаемых действий) и применение перечислений (задач, этапов, условий и т.д.).
4.8.8. В зависимости от сложности и объема разрабатываемых правил, положения, инструкции - текст документа делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Нумерация производится арабскими цифрами.
4.9. Протокол заседания (совещания)
4.9.1. Протокол заседания (совещания) - документ, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегии Министерства, совещаний министра, заседаний и совещаний ЭК, ЭПМК иных координационных, совещательных органов и рабочих групп.
Протокол заседания (совещания) (далее именуется - протокол) оформляется на чистом листе бумаги формата А4.
4.9.2. При оформлении протокола оформляются следующие реквизиты:
а) наименование Министерства;
б) наименование вида документа;
в) дата документа;
г) регистрационный номер документа;
д) место составления (издания) документа;
е) текст документа;
ж) подпись должностного лица.
Порядок напечатания и размещения реквизитов, указанных в подпунктах "а - д" настоящего пункта аналогичен напечатанию реквизитов на бланке приказа Министерства.
4.9.3. Реквизит - "текст документа".
Реквизит состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются инициалы, фамилии и должности председательствующего, секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).
Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один междустрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих рассматриваемым вопросам и их нумерации.
Текст каждого раздела строится по схеме:
"СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:)"
Содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов, с указанием в тексте протокола: "Текст выступления прилагается".
В текст протокола вносятся полностью:
постановление (решение) в той формулировке, которая была принята на заседании (совещании);
итоги голосования с указанием количества голосовавших "за", "против" или "воздержавшихся";
краткое содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения.
Допускается использование подробного и краткого написания реквизита - "текст документа", которые отличаются полнотой освещения заседания (совещания).
Подробное написание составляется в случаях, когда необходимо полностью задокументировать ход обсуждения вопросов, передать содержание докладов и выступлений участников заседания, прозвучавшие вопросы, реплики, замечания, позиции.
В краткой форме опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Текст каждого раздела в краткой форме строится по схеме:
"СЛУШАЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:)."
4.9.4. Протокол подписывается лицом, председательствовавшим на заседании (совещании), и секретарем заседания (совещания).
При отсутствии секретаря заседания, в том числе при проведении оперативных совещаний, допускается подписание протокола только председательствующим.
В случаях, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области или положением, регулирующим деятельность коллегиального органа, протокол подписывается всеми членами, участвовавшими в заседании (совещании).
4.9.5. В качестве исходных документов для подготовки протокола используются:
а) перечень рассматриваемых вопросов заседания (совещания);
б) записи, произведенные во время заседания (совещания) вручную или с использованием диктофона;
в) тезисы докладов или выступлений, а также иллюстрирующие их информационно-справочные материалы (таблицы, графики, расчеты, справки и др.);
г) принятые решения и особые мнения;
д) лист регистрации участников заседания (совещания).
4.9.6. Перечень рассматриваемых вопросов заседания (совещания) (далее именуется - повестка заседания) печатается на чистом листе формата А4 шрифтом Times New Roman 14 по правилам, установленным для написания реквизита "